Zgodny z RODO, Ordynacją podatkową i ustawą o rachunkowości

Polityka prywatności dla biura rachunkowego

Q: Jakie dane osobowe przetwarza biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe przetwarza: dane identyfikacyjne klientów (imię, nazwisko, PESEL, NIP, adres), dane finansowe (przychody, koszty, zobowiązania podatkowe, wynagrodzenia), dane pracowników klientów (do rozliczeń ZUS i PIT), dane kontrahentów klientów (z faktur i umów), dane z systemów księgowych i kadrowo-płacowych oraz dane logowania do platform e-Deklaracje, ZUS PUE i bankowości elektronicznej.

Q: Jak długo biuro rachunkowe musi przechowywać dokumenty klientów?

Dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą (art. 74 ustawy o rachunkowości). Dokumenty podatkowe — 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 Ordynacji podatkowej). Dokumenty ZUS — 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zostały przekazane do ZUS (od 2019 r.) lub 50 lat (dla dokumentów sprzed 2019 r.).

Przetwarzasz PESEL-e, dane podatkowe, wynagrodzenia i rozliczenia ZUS setek klientów. Wygeneruj politykę prywatności, która uwzględnia umowy powierzenia, retencję dokumentów i wymogi NIS2 — w 5 minut, bez prawnika.

Wygeneruj politykę Co musi zawierać?

Darmowy

Bez rejestracji

Client-side

58 000+

biur rachunkowych w Polsce

Każde z nich przetwarza dane osobowe klientów i ich pracowników. Większość nie ma polityki prywatności zgodnej z RODO.

Podwójna rola

administrator i procesor danych

Biuro rachunkowe jest administratorem danych swoich klientów i jednocześnie podmiotem przetwarzającym dane pracowników i kontrahentów klientów.

5–50 lat

obowiązkowa retencja dokumentów

Dokumenty księgowe: 5 lat. Dokumenty podatkowe: 5 lat. Dokumenty ZUS: 10 lub 50 lat. Każdy okres wymaga odrębnego opisu w polityce.

Specyfika branży księgowej

Dlaczego biuro rachunkowe potrzebuje dedykowanej polityki?

Ogólny wzór z internetu nie wystarczy. Biuro rachunkowe przetwarza dane w sposób, którego zwykła firma usługowa nie zna — i odpowiada za nie podwójnie.

Umowy powierzenia danych

Art. 28 RODO wymaga umowy powierzenia z każdym klientem, którego dane pracowników przetwarzasz. Polityka prywatności musi opisywać tę relację i zasady przetwarzania.

Dane podatkowe klientów

PESEL, NIP, przychody, koszty, zobowiązania podatkowe, numery kont bankowych — to dane wrażliwe finansowo. Podstawa prawna: obowiązek prawny (art. 6.1.c RODO) i wykonanie umowy (art. 6.1.b).

Dane pracowników klientów

Rozliczenia ZUS, PIT-11, listy płac — przetwarzasz dane osobowe pracowników swoich klientów jako podmiot przetwarzający. To wymaga odrębnego opisu w polityce.

Retencja dokumentów

Ustawa o rachunkowości: 5 lat. Ordynacja podatkowa: 5 lat. Dokumenty ZUS: 10 lub 50 lat. Każdy typ dokumentu ma inny okres — i każdy musisz opisać w polityce.

Systemy księgowe i ERP

Optima, Symfonia, Rewizor, wFirma, Sage — każdy system księgowy to podmiot przetwarzający dane (zwłaszcza w modelu SaaS). Musisz ich wymienić w polityce jako odbiorców danych.

NIS2 i łańcuch dostaw

Nowelizacja ustawy o KSC (implementacja NIS2) obejmuje biura rachunkowe obsługujące podmioty kluczowe. Musisz wykazać środki cyberbezpieczeństwa i procedury incydentów.

Checklista

Co musi zawierać polityka prywatności biura rachunkowego?

Art. 13 RODO wymaga konkretnych informacji. Oto elementy, które nasz generator uwzględnia automatycznie dla biur rachunkowych.

Dane administratora (nazwa biura, adres, NIP, email kontaktowy)

Cele przetwarzania (obsługa księgowa, kadrowa, podatkowa, ZUS)

Podstawy prawne (obowiązek prawny, umowa, zgoda, uzasadniony interes)

Opis podwójnej roli: administrator i podmiot przetwarzający

Informacja o umowach powierzenia przetwarzania danych

Kategorie danych (identyfikacyjne, finansowe, kadrowe, podatkowe)

Odbiorcy danych (systemy księgowe, US, ZUS, GUS, banki)

Okresy retencji wg ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej

Prawa osób (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie)

Środki bezpieczeństwa techniczne i organizacyjne

Informacja o prawie do skargi do UODO

Dane IOD (jeśli powołany) lub osoby kontaktowej ds. RODO

Wygeneruj politykę dla swojego biura

Generator automatycznie zaznacza opcje typowe dla biur rachunkowych: obsługa księgowa, kadry i płace, ZUS, rozliczenia podatkowe i systemy ERP. Wystarczy, że uzupełnisz dane swojej firmy.

Otwórz generator

Wszystko działa w przeglądarce. Twoje dane nie trafiają na żaden serwer.

Uwaga

Najczęstsze błędy RODO w biurach rachunkowych

Te błędy pojawiają się w większości polskich biur rachunkowych — i każdy z nich może być podstawą kary UODO.

Brak umów powierzenia z klientami

Przetwarzasz dane pracowników swoich klientów bez formalnej umowy powierzenia. Art. 28 RODO wymaga jej bezwzględnie — bez niej i Ty, i Twój klient naruszacie przepisy.

Nieopisane systemy księgowe SaaS

wFirma, iFirma, Comarch ERP w chmurze — każdy dostawca SaaS to podmiot przetwarzający. Musisz wymienić ich w polityce prywatności i mieć z nimi umowy powierzenia.

Błędne okresy retencji danych

Polityka mówi „dane przechowujemy 5 lat", ale dokumenty ZUS to 10 lat (od 2019) lub 50 lat (sprzed 2019). Jeden okres retencji dla wszystkich danych to błąd merytoryczny widoczny przy kontroli.

Pominięta rola podmiotu przetwarzającego

Biuro rachunkowe jest jednocześnie administratorem (dla swoich klientów) i procesorem (dla danych ich pracowników). Brak opisu tej podwójnej roli to luka, którą UODO natychmiast zauważy.

FAQ

Najczęstsze pytania o politykę prywatności biura rachunkowego

Czy biuro rachunkowe musi mieć politykę prywatności?

Tak. Biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe klientów i ich kontrahentów — imiona, nazwiska, numery PESEL, NIP, dane adresowe, informacje o wynagrodzeniach i zobowiązaniach podatkowych. Zgodnie z art. 13 RODO musisz informować o zasadach przetwarzania tych danych. Brak polityki prywatności może skutkować karą UODO do 20 mln EUR lub 4% rocznego obrotu.

Czym różni się polityka prywatności biura rachunkowego od zwykłej strony?

Biuro rachunkowe działa w podwójnej roli: jako administrator danych (dla własnych klientów) i jako podmiot przetwarzający (dla danych pracowników i kontrahentów klientów). Polityka musi opisywać umowy powierzenia, zasady retencji dokumentów księgowych (5 lat po zakończeniu roku obrotowego) oraz specyficzne podstawy prawne wynikające z Ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości.

Jakie dane osobowe przetwarza biuro rachunkowe?

Dane identyfikacyjne klientów (imię, nazwisko, PESEL, NIP, adres), dane finansowe (przychody, koszty, zobowiązania podatkowe, wynagrodzenia), dane pracowników klientów (do rozliczeń ZUS i PIT), dane kontrahentów klientów (z faktur i umów), dane z systemów księgowych i kadrowo-płacowych oraz — w niektórych przypadkach — dane logowania do platform e-Deklaracje, ZUS PUE i bankowości elektronicznej klientów.

Czy biuro rachunkowe potrzebuje umowy powierzenia przetwarzania danych?

Tak. Biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe w imieniu swoich klientów — np. dane pracowników klientów do rozliczeń ZUS i PIT. Zgodnie z art. 28 RODO wymaga to zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych z każdym klientem. Umowa musi określać przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą.

Jak długo biuro rachunkowe musi przechowywać dokumenty klientów?

Dokumenty księgowe — 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą (art. 74 ustawy o rachunkowości). Dokumenty podatkowe — 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 Ordynacji podatkowej). Dokumenty ZUS — 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zostały przekazane do ZUS (od 2019 r.) lub 50 lat dla dokumentów sprzed 2019 r.

Czy NIS2 dotyczy biur rachunkowych?

Nowelizacja ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa (implementacja NIS2) może objąć większe biura rachunkowe przez łańcuch dostaw. Jeśli obsługujesz podmioty kluczowe lub ważne w rozumieniu NIS2, możesz zostać zobowiązany do wdrożenia dodatkowych środków cyberbezpieczeństwa i raportowania incydentów. Niezależnie od NIS2, RODO wymaga od biura rachunkowego odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych proporcjonalnych do ryzyka.

Polityka prywatności to za mało

Dokument informuje klientów o przetwarzaniu ich danych, ale nie chroni przed wyciekiem. Jeśli ktoś uzyska nieautoryzowany dostęp do dokumentacji księgowej Twoich klientów — PESEL-i, wynagrodzeń, rozliczeń podatkowych — masz 72 godziny na zgłoszenie do UODO (art. 33 RODO). Pytanie: czy w ogóle się o tym dowiesz?

clev.one to system wczesnego ostrzegania, który wykrywa naruszenia w sekundach, nie miesiącach. Umieszczasz cyfrowe pułapki wśród dokumentów finansowych klientów — gdy ktoś niepowołany się do nich dobierze, dostajesz natychmiastowy alert.

Dowiedz się więcej o clev.one

Generator dla innych branż

Każda branża przetwarza dane inaczej. Wybierz swoją.

Fotograf