Jak długo kancelaria prawna musi przechowywać akta sprawy?

Regulamin wykonywania zawodu adwokata i Kodeks Etyki Radcy Prawnego nakładają obowiązek przechowywania akt przez okres niezbędny do ochrony interesów klienta. W praktyce: akta spraw zakończonych — minimum 10 lat od zakończenia sprawy (okres przedawnienia roszczeń), dokumenty podatkowe (faktury) — 5 lat, dane z KRS/CEIDG pozyskane do weryfikacji klientów — przez czas trwania współpracy. Niektóre samorządy rekomendują przechowywanie akt nawet dłużej.

Czy kancelaria przetwarza dane stron przeciwnych i jak to opisać w polityce?

Tak. Kancelaria przetwarza dane osób, które nie są jej klientami — stron przeciwnych, uczestników postępowań, świadków. Podstawą prawną jest uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — dochodzenie lub obrona roszczeń klienta. Obowiązek informacyjny wobec tych osób jest ograniczony — art. 14 ust. 5 lit. d RODO zwalnia z informowania, gdy dane są objęte tajemnicą zawodową.

Zgodny z RODO, Prawem o adwokaturze i ustawą o radcach prawnych

Polityka prywatności dla kancelarii prawnej

Q: Jak pogodzić tajemnicę adwokacką z RODO?

Tajemnica adwokacka (art. 6 Prawa o adwokaturze) i tajemnica radcowska (art. 3 ustawy o radcach prawnych) chronią treść informacji uzyskanych w związku z udzielaniem pomocy prawnej. RODO dotyczy zasad przetwarzania danych osobowych. Obie regulacje obowiązują równolegle i wzajemnie się nie wykluczają. Polityka prywatności informuje o fakcie przetwarzania danych i prawach osób, ale nie ujawnia treści objętych tajemnicą zawodową.

Q: Jakie dane osobowe przetwarza kancelaria prawna?

Kancelaria przetwarza: dane klientów (imię, nazwisko, PESEL, adres, NIP), dane stron przeciwnych i uczestników postępowań (z akt sprawy, pozwów, pism procesowych), dane świadków, dane z dokumentacji medycznej (sprawy odszkodowawcze), dane dotyczące wyroków skazujących (sprawy karne, art. 10 RODO), dane z ksiąg wieczystych, KRS i CEIDG, a także dane kontaktowe kontrahentów i pracowników kancelarii.

Q: Czy kancelaria prawna przetwarza dane wrażliwe?

Tak, w zależności od specjalizacji. Sprawy karne — dane o wyrokach skazujących i czynach zabronionych (art. 10 RODO). Sprawy rodzinne i rozwodowe — dane o stanie zdrowia, orientacji seksualnej, przekonaniach religijnych. Sprawy odszkodowawcze — dokumentacja medyczna. Sprawy pracownicze — dane o przynależności związkowej. Przetwarzanie tych danych wymaga odrębnych podstaw prawnych z art. 9 i art. 10 RODO.

Przetwarzasz dane klientów, stron postępowań i świadków — często szczególnie chronione. Tajemnica adwokacka nie zwalnia z RODO. Wygeneruj politykę prywatności, która łączy oba reżimy — w 5 minut, bez angażowania innego prawnika.

Wygeneruj politykę Co musi zawierać?

Darmowy

Bez rejestracji

Client-side

65 000+

adwokatów i radców prawnych w Polsce

Tysiące jednoosobowych kancelarii. Większość nie ma polityki prywatności na stronie — mimo że sami doradzają klientom w sprawach RODO.

2 reżimy

tajemnica zawodowa + RODO

Tajemnica adwokacka i radcowska nie zwalnia z obowiązków RODO. Obie regulacje obowiązują równolegle — polityka prywatności musi to odzwierciedlać.

Art. 9 + 10

dane wrażliwe i wyroki skazujące

Sprawy karne, rozwodowe, medyczne, pracownicze — kancelaria przetwarza najwyższe kategorie danych chronionych przez RODO.

Specyfika branży prawniczej

Dlaczego kancelaria prawna potrzebuje dedykowanej polityki?

Ogólny wzór z internetu nie wystarczy. Kancelaria łączy tajemnicę zawodową z RODO, przetwarza dane osób niebędących klientami i przechowuje akta przez dekady.

Tajemnica zawodowa a RODO

Tajemnica adwokacka (art. 6 Pr. adw.) i radcowska (art. 3 u.r.p.) chronią treść informacji. RODO reguluje zasady przetwarzania danych. Polityka informuje o przetwarzaniu bez ujawniania treści objętych tajemnicą.

Dane stron przeciwnych i świadków

Przetwarzasz dane osób, które nie są Twoimi klientami — z pozwów, akt, pism procesowych. Podstawa: uzasadniony interes (art. 6.1.f). Obowiązek informacyjny ograniczony przez art. 14.5.d RODO (tajemnica zawodowa).

Dane wrażliwe i wyroki (art. 9 i 10)

Sprawy karne: dane o wyrokach (art. 10 RODO). Rozwody: stan zdrowia, orientacja. Odszkodowania: dokumentacja medyczna. Pracownicze: związki zawodowe. Każda specjalizacja wymaga odrębnego opisu.

Retencja akt sprawy

Akta spraw zakończonych — minimum 10 lat (przedawnienie roszczeń). Regulaminy samorządów mogą wymagać dłuższego przechowywania. Polityka musi precyzyjnie opisywać te okresy.

Systemy kancelaryjne i chmura

LegalDesk, Kancelaris, Amberlo, Smokeball, Microsoft 365, iCloud — każdy system w chmurze, w którym przechowujesz akta, to podmiot przetwarzający dane (art. 28 RODO). Musisz go wymienić w polityce.

Portale sądowe i rejestry

Portal Informacyjny Sądów, e-KRS, CEIDG, Księgi Wieczyste, Portal Rejestrów Sądowych — kancelaria pobiera i przetwarza dane z rejestrów publicznych. To wymaga opisu źródła danych (art. 14 RODO).

Checklista

Co musi zawierać polityka prywatności kancelarii prawnej?

Art. 13 i 14 RODO wymagają konkretnych informacji. Oto elementy, które nasz generator uwzględnia automatycznie dla kancelarii adwokackich i radcowskich.

Dane administratora (nazwa kancelarii, NIP, nr wpisu ORA/OIRP)

Cele przetwarzania (obsługa prawna, dochodzenie roszczeń, archiwizacja)

Podstawy prawne (umowa, uzasadniony interes, obowiązek prawny, zgoda)

Informacja o relacji tajemnica zawodowa — RODO

Przetwarzanie danych klientów vs. stron postępowań vs. świadków

Szczególne kategorie danych (zdrowie, wyroki, przekonania)

Odbiorcy danych (sądy, organy, systemy kancelaryjne SaaS)

Źródła danych osób niebędących klientami (art. 14 RODO)

Okresy retencji akt sprawy i dokumentacji kancelaryjnej

Prawa osób (z uwzględnieniem ograniczeń z tajemnicy zawodowej)

Informacja o prawie do skargi do UODO

Środki bezpieczeństwa techniczne i organizacyjne

Wygeneruj politykę dla swojej kancelarii

Generator automatycznie zaznacza opcje typowe dla kancelarii prawnych: obsługa prawna, dane stron postępowań, tajemnica zawodowa, retencja akt i systemy kancelaryjne. Wystarczy, że uzupełnisz dane swojej praktyki.

Otwórz generator

Wszystko działa w przeglądarce. Dane klientów nie trafiają na żaden serwer.

Uwaga

Najczęstsze błędy RODO w kancelariach prawnych

Paradoksalnie, te błędy dotyczą nawet prawników. Znajomość prawa nie gwarantuje poprawnej polityki prywatności własnej kancelarii.

„Tajemnica adwokacka zastępuje RODO"

Najczęstszy mit. Tajemnica zawodowa chroni treść informacji od ujawnienia. RODO reguluje zasady przetwarzania danych osobowych. Obie regulacje obowiązują równolegle — tajemnica nie zwalnia z obowiązku informacyjnego.

Brak informacji o danych stron przeciwnych

Polityka opisuje przetwarzanie danych klientów, ale pomija strony przeciwne, uczestników postępowań i świadków. To osobne kategorie osób z innymi podstawami prawnymi i ograniczonym obowiązkiem informacyjnym.

Nieopisane systemy kancelaryjne w chmurze

LegalDesk, Microsoft 365, Google Workspace, Dropbox — akta klientów w chmurze przetwarzają podmioty trzecie. Każdy dostawca SaaS to podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), który musi być wymieniony w polityce.

Pominięte art. 9 i 10 RODO

Polityka nie wspomina o przetwarzaniu danych wrażliwych i wyroków skazujących — mimo że kancelaria je przetwarza w ramach spraw karnych, rodzinnych, medycznych czy pracowniczych. Brak opisu to luka w obowiązku informacyjnym.

FAQ

Najczęstsze pytania o politykę prywatności kancelarii prawnej

Czy kancelaria prawna musi mieć politykę prywatności?

Tak. Kancelaria prawna przetwarza dane osobowe klientów, stron postępowań, świadków i kontrahentów. Zgodnie z art. 13 RODO musisz informować o zasadach przetwarzania tych danych. Tajemnica adwokacka (art. 6 Prawa o adwokaturze) ani radcowska (art. 3 ustawy o radcach prawnych) nie zwalniają z obowiązków RODO — obie regulacje obowiązują równolegle.

Jak pogodzić tajemnicę adwokacką z RODO?

Tajemnica zawodowa chroni treść informacji uzyskanych w związku z udzielaniem pomocy prawnej — zakazuje ich ujawniania. RODO dotyczy zasad przetwarzania danych osobowych — wymaga informowania o fakcie przetwarzania i prawach osób, ale nie ujawniania samej treści. Polityka prywatności mówi: „przetwarzamy Twoje dane w celu obsługi prawnej", nie zdradza szczegółów sprawy. Obie regulacje współistnieją bez konfliktu.

Jakie dane osobowe przetwarza kancelaria prawna?

Dane identyfikacyjne klientów (imię, nazwisko, PESEL, adres, NIP), dane stron przeciwnych i uczestników postępowań (z akt, pozwów, pism procesowych), dane świadków, dokumentację medyczną (sprawy odszkodowawcze), dane o wyrokach skazujących (sprawy karne, art. 10 RODO), dane z rejestrów publicznych (KRS, CEIDG, księgi wieczyste), dane kontaktowe kontrahentów i pracowników kancelarii.

Czy kancelaria przetwarza dane wrażliwe?

Tak — zakres zależy od specjalizacji. Sprawy karne: dane o wyrokach skazujących i czynach zabronionych (art. 10 RODO). Sprawy rodzinne i rozwodowe: dane o stanie zdrowia, orientacji seksualnej, przekonaniach religijnych. Sprawy odszkodowawcze i medyczne: dokumentacja medyczna. Sprawy pracownicze: przynależność związkowa. Przetwarzanie jest dopuszczalne na podstawie art. 9.2.f RODO — niezbędność do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jak długo kancelaria musi przechowywać akta sprawy?

Regulamin wykonywania zawodu adwokata i Kodeks Etyki Radcy Prawnego nakładają obowiązek przechowywania akt przez okres niezbędny do ochrony interesów klienta. W praktyce: akta spraw zakończonych — minimum 10 lat od zakończenia sprawy (najdłuższy okres przedawnienia roszczeń cywilnych), dokumenty podatkowe (faktury) — 5 lat (Ordynacja podatkowa), dane z rejestrów publicznych — przez czas trwania współpracy. Niektóre samorządy rekomendują przechowywanie akt nawet dłużej ze względu na możliwość późniejszych sporów.

Czy kancelaria musi informować strony przeciwne o przetwarzaniu ich danych?

Co do zasady — tak (art. 14 RODO wymaga informowania osób, których dane pozyskano z innego źródła niż od nich samych). Jednak art. 14 ust. 5 lit. d RODO zwalnia z tego obowiązku, gdy dane są objęte tajemnicą zawodową. W praktyce kancelaria powinna opisać w polityce, że przetwarza dane stron postępowań na podstawie uzasadnionego interesu (dochodzenie/obrona roszczeń klienta), ale nie musi indywidualnie informować każdej strony przeciwnej.

Polityka prywatności to za mało

Dokument informuje klientów o przetwarzaniu danych, ale nie chroni akt sprawy przed wyciekiem. Jeśli ktoś uzyska nieautoryzowany dostęp do akt — umów, strategii procesowej, dokumentacji medycznej z odszkodowań, danych z postępowań karnych — masz 72 godziny na zgłoszenie do UODO (art. 33 RODO). A wyciek akt to jednocześnie naruszenie tajemnicy zawodowej. Pytanie: czy w ogóle się o tym dowiesz?

clev.one to system wczesnego ostrzegania, który wykrywa naruszenia w sekundach, nie miesiącach. Umieszczasz cyfrowe pułapki wśród akt klientów — gdy ktoś niepowołany się do nich dobierze, dostajesz natychmiastowy alert.

Dowiedz się więcej o clev.one

Generator dla innych branż

Każda branża przetwarza dane inaczej. Wybierz swoją.

Fotograf