Czy coach musi informować o narzędziach online, których używa?

Tak. Każda platforma, przez którą przetwarzasz dane klientów, musi być opisana w polityce prywatności. Dotyczy to: platform wideokonferencyjnych (Zoom, Google Meet, Teams), kalendarzy i systemów rezerwacji (Calendly, Cal.com), narzędzi do płatności (Stripe, PayU), platform do kursów online (Teachable, Podia), systemów email marketingu (MailerLite, GetResponse), dysków w chmurze (Google Drive, Dropbox). Każde z tych narzędzi to odbiorca danych osobowych.

Zgodny z RODO i zasadami etyki zawodowej

Polityka prywatności dla trenera, coacha i psychologa

Q: Czy trener personalny przetwarza dane o zdrowiu?

Tak, jeśli zbiera informacje o stanie zdrowia klientów. Wywiady zdrowotne (kontuzje, choroby przewlekłe, ciąża), pomiary ciała (waga, BMI, obwody), wyniki testów wydolnościowych, informacje o dietach medycznych i przyjmowanych lekach to dane dotyczące zdrowia w rozumieniu art. 9 RODO. Nawet jeśli trener nie jest osobą wykonującą zawód medyczny, przetwarzanie tych danych wymaga wyraźnej zgody klienta.

Prowadzisz sesje przez Zoom, zbierasz dane o zdrowiu fizycznym lub psychicznym, przechowujesz notatki z sesji. Wygeneruj politykę prywatności, która uwzględnia specyfikę pracy online i offline — w 5 minut, bez prawnika.

Wygeneruj politykę Co musi zawierać?

Darmowy

Bez rejestracji

Client-side

100 000+

trenerów, coachów i psychologów w Polsce

Większość prowadzi jednoosobową działalność ze stroną-wizytówką. Niemal wszyscy przetwarzają dane o zdrowiu — i prawie nikt nie ma dedykowanej polityki prywatności.

Sesje online

= transfer danych do USA

Zoom, Google Meet, Microsoft Teams — każda sesja wideo to przekazywanie danych osobowych (w tym głosu i wizerunku) na serwery w USA. RODO wymaga informowania o tym transferze.

Art. 9 RODO

dane o zdrowiu fizycznym i psychicznym

Wywiady zdrowotne trenera, notatki z sesji psychologicznych, dane o kontuzjach i stanach emocjonalnych — to dane wrażliwe wymagające wyraźnej zgody.

Specyfika branży

Dlaczego trener, coach i psycholog potrzebują dedykowanej polityki?

Ogólny wzór z internetu nie wystarczy. Pracujesz z danymi o zdrowiu i emocjach, prowadzisz sesje online, przechowujesz notatki — każdy z tych procesów wymaga odrębnego opisu.

Dane o zdrowiu fizycznym i psychicznym

Kontuzje, choroby przewlekłe, ciąża (trener). Stany emocjonalne, rozpoznania, historie terapii (psycholog). Cele rozwojowe i bariery osobiste (coach). To dane wrażliwe wymagające wyraźnej zgody (art. 9 RODO).

Sesje online — Zoom, Google Meet, Teams

Każda sesja wideo to transfer danych do USA — obraz, dźwięk, wizerunek, dane logowania. Musisz wymienić platformę jako odbiorcę danych i poinformować o transferze do państwa trzeciego (DPF, SCC).

Notatki z sesji

Notatki terapeutyczne, obserwacje z treningów, plany żywieniowe, postępy klienta — to dane osobowe (często wrażliwe). Polityka musi opisywać, jak je przechowujesz, kto ma do nich dostęp i jak długo je trzymasz.

Systemy rezerwacji i płatności

Calendly, Cal.com, Booksy, Stripe, Przelewy24 — każdy system, przez który klienci rezerwują i płacą, to odbiorca danych osobowych. Musisz je wymienić w polityce i wskazać transfer do USA (Calendly, Stripe).

Kursy online i materiały cyfrowe

Teachable, Podia, Kajabi, własna platforma — jeśli sprzedajesz kursy lub e-booki, przetwarzasz dane transakcyjne i dane z kont użytkowników. Każda platforma to odrębny odbiorca danych.

Newsletter i marketing

MailerLite, GetResponse, ConvertKit, ActiveCampaign — systemy email marketingu przetwarzają dane klientów i subskrybentów. Wymagana zgoda na marketing + informacja o transferze danych do USA.

Checklista

Co musi zawierać polityka prywatności trenera, coacha i psychologa?

Art. 13 RODO wymaga konkretnych informacji. Oto elementy, które nasz generator uwzględnia automatycznie.

Dane administratora (imię i nazwisko / firma, NIP, adres, email)

Cele przetwarzania (sesje, treningi, kursy, marketing, rozliczenia)

Podstawy prawne (umowa, wyraźna zgoda na dane zdrowotne, interes)

Dane o zdrowiu fizycznym i/lub psychicznym (art. 9 RODO)

Zasady przechowywania notatek z sesji

Platformy wideokonferencyjne jako odbiorcy danych

Transfer danych do USA (Zoom, Google, Stripe, Calendly)

Systemy rezerwacji, płatności i email marketingu

Platformy kursów online (jeśli dotyczy)

Okresy przechowywania danych (sesje, faktury, marketing)

Prawa klienta (dostęp, usunięcie, cofnięcie zgody, przenoszenie)

Informacja o prawie do skargi do UODO

Wygeneruj politykę dla swojej działalności

Generator automatycznie zaznacza opcje typowe dla trenerów, coachów i psychologów: dane zdrowotne, sesje online, notatki z sesji, systemy rezerwacji i marketing. Wystarczy, że uzupełnisz dane swojej firmy.

Otwórz generator

Wszystko działa w przeglądarce. Dane klientów nie trafiają na żaden serwer.

Uwaga

Najczęstsze błędy RODO u trenerów, coachów i psychologów

Te błędy dotyczą większości freelancerów w branży — i każdy z nich może być podstawą skargi klienta lub kary UODO.

Wywiad zdrowotny bez zgody na dane wrażliwe

Pytasz o kontuzje, choroby przewlekłe i ciążę, ale nie masz odrębnej zgody na przetwarzanie danych zdrowotnych. Art. 9 RODO wymaga wyraźnej zgody — ogólny formularz zapisu na trening nie wystarczy.

Brak informacji o Zoom/Google Meet w polityce

Prowadzisz sesje online, ale polityka prywatności nie wspomina o platformie wideokonferencyjnej. Zoom i Google Meet to firmy amerykańskie — musisz poinformować o transferze danych do USA i wskazać mechanizm zabezpieczający.

Notatki z sesji w niezabezpieczonej chmurze

Notatki terapeutyczne w Google Docs, plany treningowe w Notion, dane zdrowotne w zwykłym Excelu na Dysku Google — bez szyfrowania, bez umowy powierzenia z dostawcą. To naruszenie zasad bezpieczeństwa RODO.

Nieopisane narzędzia marketingowe

MailerLite, ConvertKit, Calendly, Stripe — każde narzędzie online przetwarza dane klientów. Wiele z nich to firmy spoza UE. Brak ich opisu w polityce to luka w obowiązku informacyjnym z art. 13 RODO.

FAQ

Najczęstsze pytania o politykę prywatności trenera, coacha i psychologa

Czy trener personalny lub psycholog musi mieć politykę prywatności?

Tak. Trener personalny, coach i psycholog przetwarzają dane osobowe klientów — imiona, adresy email, numery telefonów — a często także dane o stanie zdrowia fizycznego lub psychicznego (art. 9 RODO). Zgodnie z art. 13 RODO musisz informować klientów o zasadach przetwarzania ich danych. Dotyczy to zarówno strony internetowej, jak i bezpośredniej współpracy — stacjonarnej i online.

Czy notatki z sesji psychologicznej to dane wrażliwe?

Tak. Notatki z sesji psychologicznej, terapeutycznej lub coachingowej, które zawierają informacje o stanie zdrowia psychicznego — rozpoznania, obserwacje kliniczne, strategie terapeutyczne, historie życiowe — to dane dotyczące zdrowia (art. 9 RODO). Ich przetwarzanie wymaga wyraźnej zgody klienta (art. 9.2.a) lub podstawy z art. 9.2.h, jeśli psycholog jest osobą wykonującą zawód medyczny. Notatki z coachingu biznesowego, które nie dotyczą zdrowia, są zwykłymi danymi osobowymi.

Czy prowadzenie sesji przez Zoom narusza RODO?

Nie automatycznie, ale wymaga spełnienia kilku warunków. Zoom to firma amerykańska — dane klientów (obraz, dźwięk, metadane) trafiają na serwery w USA. Musisz: poinformować klienta o transferze danych do państwa trzeciego, wskazać mechanizm zabezpieczający (EU-U.S. Data Privacy Framework lub standardowe klauzule umowne), wymienić Zoom jako odbiorcę danych w polityce prywatności. To samo dotyczy Google Meet, Microsoft Teams i każdej innej platformy wideokonferencyjnej.

Czy trener personalny przetwarza dane o zdrowiu?

Tak, jeśli zbiera informacje o stanie zdrowia klientów — a robi to prawie każdy trener. Wywiady zdrowotne (kontuzje, choroby przewlekłe, ciąża), pomiary ciała (waga, BMI, obwody), wyniki testów wydolnościowych, informacje o dietach medycznych i przyjmowanych lekach — to dane dotyczące zdrowia w rozumieniu art. 9 RODO. Nawet jeśli trener nie jest osobą wykonującą zawód medyczny, przetwarzanie tych danych wymaga wyraźnej zgody klienta.

Jak długo mogę przechowywać dane klientów?

RODO wymaga, by dane były przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne. W praktyce: dane z realizacji usługi — przez czas współpracy plus okres przedawnienia roszczeń (3 lata), notatki z sesji psychologicznych — zgodnie z zasadami etyki zawodowej i przepisami o dokumentacji (jeśli psycholog prowadzi dokumentację medyczną — 20 lat), dane z faktur — 5 lat (Ordynacja podatkowa), dane z newslettera — do cofnięcia zgody, dane z kursów online — przez czas trwania konta plus okres reklamacji.

Czy coach musi informować o narzędziach online?

Tak. Każda platforma, przez którą przetwarzasz dane klientów, musi być opisana w polityce prywatności jako odbiorca danych. Dotyczy to: Zoom, Google Meet, Teams (wideokonferencje), Calendly, Cal.com (rezerwacje), Stripe, PayU, Przelewy24 (płatności), Teachable, Podia (kursy online), MailerLite, GetResponse, ConvertKit (email marketing), Google Drive, Notion, Dropbox (przechowywanie notatek). Typowy freelancer w tej branży używa 5–10 narzędzi — każde to odbiorca danych wymagający opisu.

Polityka prywatności to za mało

Dokument informuje klientów o przetwarzaniu danych, ale nie chroni ich przed wyciekiem. Jeśli ktoś uzyska nieautoryzowany dostęp do notatek z sesji — stanów emocjonalnych, historii terapii, danych o kontuzjach i chorobach — masz 72 godziny na zgłoszenie do UODO (art. 33 RODO). Wyciek danych o zdrowiu psychicznym to jedna z najpoważniejszych kategorii naruszeń. Pytanie: czy w ogóle się o tym dowiesz?

clev.one to system wczesnego ostrzegania, który wykrywa naruszenia w sekundach, nie miesiącach. Umieszczasz cyfrowe pułapki wśród dokumentacji klientów — gdy ktoś niepowołany się do niej dobierze, dostajesz natychmiastowy alert.

Dowiedz się więcej o clev.one

Generator dla innych branż

Każda branża przetwarza dane inaczej. Wybierz swoją.

Fotograf